Workflows in HubSpot einrichten

Bevor ein Workflow aktiviert wird, müssen der Ablauf, die Aufnahmebedingungen, die benötigten Assets und mögliche Auswirkungen geprüft werden.

 1. Automation vorbereiten und recherchieren

Bevor ein neuer Workflow erstellt wird, zuerst definieren, was automatisiert werden soll und welches Ziel damit verfolgt wird.

Folgende Fragen klären:

• Was soll automatisiert werden?

• Was ist das Ziel des Workflows?

• Welches Objekt ist betroffen, z. B. Kontakt, Unternehmen, Deal oder Ticket?

• Welches Ereignis soll den Workflow auslösen?

• Welche Aktionen sollen danach automatisch ausgeführt werden?

• Welche bestehenden Assets werden benötigt?

• Müssen bestimmte Kontakte oder Datensätze ausgeschlossen werden?

• Soll ein Datensatz den Workflow einmal oder mehrmals durchlaufen können?

• Was passiert, wenn Daten fehlen oder bestimmte Bedingungen nicht erfüllt sind?

Den gewünschten Ablauf am besten zuerst vereinfacht aufschreiben:

Wenn [Auslöser], dann [Aktion 1] → [Aktion 2] → [Aktion 3].

So lässt sich vor der Umsetzung prüfen, ob die Automation logisch aufgebaut ist.

2. Bestehende Workflows prüfen

Vor dem Erstellen eines neuen Workflows kontrollieren, ob bereits eine ähnliche Automation vorhanden ist.

In HubSpot zu:

Automatisierung → Workflows

navigieren.

Falls der Menüpunkt nicht direkt angezeigt wird:

Mehr → Automatisierung → Workflows

Bestehende Workflows nach passenden Begriffen durchsuchen und prüfen:

• Gibt es bereits einen Workflow mit demselben Zweck?

• Kann ein bestehender Workflow erweitert werden?

• Gibt es Überschneidungen mit anderen Automationen?

• Könnten zwei Workflows denselben Kontakt oder Datensatz gleichzeitig verändern?

So werden doppelte oder widersprüchliche Automationen vermieden.

HubSpot ermöglicht es, Workflows komplett neu, anhand einer Vorlage oder mithilfe von KI aufzubauen.

3. Benötigte Assets vorbereiten

Vor der Umsetzung prüfen, welche Assets für den Workflow benötigt werden.

Je nach Automation können dies beispielsweise sein:

• Formulare
• Landingpages
• Marketing-E-Mails
• Listen bzw. Segmente
• Kontakt-, Unternehmens-, Deal- oder Ticket-Eigenschaften
• CTAs
• Aufgaben
• interne Benachrichtigungen
• zuständige HubSpot-Benutzer
• weitere bestehende Workflows oder Prozesse

Fehlende Assets möglichst vor der Aktivierung des Workflows erstellen und kontrollieren.

Beispiel

Ein Kontakt lädt über ein Formular einen Inhalt herunter.

Benötigte Assets:

• Landingpage

• Formular

• automatisierte Bestätigungs-E-Mail

• gegebenenfalls Liste bzw. Segment

• gegebenenfalls Eigenschaft zur Kennzeichnung des Leads

• gegebenenfalls interne Benachrichtigung oder Aufgabe

4. Workflow erstellen

In HubSpot zu: Automatisierung → Workflows navigieren.

Anschliessend:

1. Oben rechts auf Workflow erstellen klicken.

2. Komplett neu auswählen.

3. Aufnahme-Trigger bzw. passenden Workflow-Typ bestimmen.

4. Workflow eindeutig benennen.

Je nach HubSpot-Account können auch Workflows aus Vorlagen oder mit dem Breeze-Assistenten erstellt werden. Welche Workflow-Typen und Funktionen verfügbar sind, hängt vom verwendeten HubSpot-Abonnement ab.

Workflow sinnvoll benennen

Der Name sollte auch später noch verständlich sein.

Beispiel:

Lead Magnet | Marketing-Checkliste | Formular → E-Mail → Lead-Status

Nicht empfehlenswert:

Workflow neu 2

5. Aufnahme-Trigger festlegen

Der Aufnahme-Trigger definiert, wann ein Datensatz in den Workflow aufgenommen wird.

Im Workflow auf den Aufnahme-Trigger klicken und die gewünschten Kriterien festlegen.

Mögliche Trigger sind beispielsweise:

• ein Formular wurde abgeschickt

• eine bestimmte Eigenschaft hat einen bestimmten Wert

• ein Kontakt gehört zu einem bestimmten Segment

• ein Deal erreicht eine bestimmte Phase

• ein bestimmtes Ereignis tritt ein

• ein Datensatz erfüllt mehrere definierte Bedingungen

• der Workflow wird manuell ausgelöst

• der Workflow läuft nach einem festgelegten Zeitplan

HubSpot unterstützt unter anderem filterbasierte, ereignisbasierte und zeitgesteuerte Aufnahme-Trigger.

Bedingungen genau prüfen

Die Aufnahmebedingungen möglichst genau definieren.

Nicht nur:

Formular wurde abgeschickt

sondern:

Formular wurde abgeschickt → Formularname = Marketing-Checkliste

Bei mehreren Kriterien darauf achten, ob diese mit UND oder ODER miteinander verbunden sind.

6. Wiederaufnahme prüfen

Anschliessend festlegen, ob ein Kontakt bzw. Datensatz den Workflow erneut durchlaufen darf.

Beispiel:

Ein Kontakt soll jedes Mal eine interne Benachrichtigung auslösen, wenn er ein bestimmtes Formular ausfüllt.

→ Wiederaufnahme kann sinnvoll sein.

Ein Kontakt soll nur einmal eine bestimmte Willkommensserie erhalten.

→ Wiederaufnahme sollte normalerweise nicht aktiviert werden.

Standardmässig werden Datensätze nicht beliebig bei jedem erneuten Erfüllen der Kriterien wieder aufgenommen. Falls eine Wiederaufnahme gewünscht ist, muss sie entsprechend eingerichtet werden.

7. Workflow-Aktionen hinzufügen

Unterhalb des Aufnahme-Triggers über das Plus-Symbol (+) die gewünschten Aktionen hinzufügen.

Mögliche Aktionen sind beispielsweise:

• Marketing-E-Mail versenden

• interne Benachrichtigung senden

• Aufgabe erstellen

• Eigenschaft aktualisieren

• Datensatz einer Person zuweisen

• Verzögerung einbauen

• Wenn/dann-Verzweigung erstellen

• Datensätze anhand bestimmter Bedingungen unterschiedlich weiterführen

• weitere automatisierte Aktionen ausführen

Die Aktionen in der Reihenfolge hinzufügen, in der sie später ausgeführt werden sollen.

Beispiel

Trigger: Kontakt schickt Formular ab

Aktionen:

1. Kontakt-Eigenschaft aktualisieren

2. Bestätigungs-E-Mail versenden

3. 2 Tage warten

4. Prüfen, ob eine bestimmte Bedingung erfüllt ist

5. Je nach Ergebnis unterschiedliche weitere Aktionen auslösen

8. Bedingungen und Verzweigungen einrichten

Nicht jeder Datensatz muss denselben Weg durch einen Workflow nehmen.

Mit Wenn/dann-Verzweigungen können unterschiedliche Abläufe definiert werden.

Beispiel:

Hat der Kontakt bereits Interesse an HubSpot gezeigt?

Ja: Aufgabe für zuständige Person erstellen.

Nein: weiteren Nurturing-Schritt durchführen.

Bei Verzweigungen darauf achten, dass klar definiert ist:

• welche Bedingung geprüft wird

• was bei Ja passiert

• was bei Nein passiert

• ob beide Wege später wieder zusammengeführt werden oder getrennt bleiben

Komplexe Workflows möglichst übersichtlich halten.

9. Verzögerungen einsetzen

Zwischen einzelnen Aktionen können Verzögerungen eingebaut werden.

Beispiele:

• 1 Tag warten

• bis zu einem bestimmten Datum warten

• bis zu einem definierten Ereignis warten

Verzögerungen einsetzen, wenn Aktionen nicht unmittelbar nacheinander ausgeführt werden sollen.

Bei automatisierten E-Mail-Strecken darauf achten, dass Kontakte nicht innerhalb kurzer Zeit unnötig viele Nachrichten erhalten.

10. Assets mit dem Workflow verknüpfen

Die zuvor vorbereiteten Assets an den entsprechenden Stellen im Workflow auswählen.

Formular mit Workflow verknüpfen

Soll eine Formularübermittlung den Workflow auslösen:

1. Formularübermittlung als Trigger auswählen.

2. Gewünschtes Formular auswählen.

3. Falls nötig weitere Bedingungen ergänzen.

E-Mail mit Workflow verknüpfen

Soll eine automatische E-Mail versendet werden:

1. Über + eine neue Aktion hinzufügen.

2. Aktion zum Versenden einer Marketing-E-Mail auswählen.

3. Die dafür vorbereitete automatisierte E-Mail auswählen.

4. Prüfen, ob die richtige E-Mail hinterlegt wurde.

Eigenschaften verwenden

Eigenschaften können sowohl für Aufnahmebedingungen als auch innerhalb des Workflows genutzt werden.

Beispiele:

• Lifecycle-Phase ändern

• Lead-Status setzen

• Interesse kennzeichnen

• zuständige Person hinterlegen

• Datum einer Aktion speichern

Vor dem Ändern einer Eigenschaft prüfen, ob diese noch von anderen Workflows oder Prozessen verwendet wird.

Listen bzw. Segmente verwenden

Listen oder Segmente können beispielsweise genutzt werden, um:

• bestimmte Kontakte aufzunehmen
• Zielgruppen einzugrenzen
• Kontakte auszuschliessen
• bestehende Daten zu kontrollieren

11. Ausschlüsse und Abbruchbedingungen prüfen

Vor der Aktivierung überlegen, welche Datensätze nicht durch die Automation laufen sollen.

Mögliche Ausschlüsse sind beispielsweise:

• Mitarbeitende

• Testkontakte

• bestehende Kunden

• bestimmte Kundengruppen

• Kontakte aus bestimmten Ländern

• Kontakte ohne erforderliche Einwilligung

• bereits anderweitig bearbeitete Leads

Zusätzlich prüfen, ob ein Datensatz den Workflow verlassen soll, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt werden.

Beispiel:

Ein Lead befindet sich in einer Nurturing-Strecke und wird währenddessen zum Kunden.

→ Prüfen, ob die weitere Lead-Nurturing-Kommunikation beendet werden soll.

12. Workflow testen

Keinen neuen Workflow direkt aktivieren.

Zuerst einen Test durchführen.

Wenn möglich einen internen Testkontakt bzw. geeigneten Testdatensatz verwenden.

Dabei kontrollieren:

• Wird der richtige Datensatz aufgenommen?

• Funktioniert der Aufnahme-Trigger?

• Werden Datensätze ausgeschlossen, die nicht aufgenommen werden sollen?

• Werden die Aktionen in der richtigen Reihenfolge ausgeführt?

• Werden die richtigen Eigenschaften verändert?

• Werden die richtigen E-Mails versendet?

• Funktionieren Links in automatisierten E-Mails?

• Werden Aufgaben korrekt erstellt und zugewiesen?

• Funktionieren Wenn/dann-Verzweigungen?

• Stimmen Verzögerungen?

• Greift die Wiederaufnahme wie gewünscht?

Den Workflow möglichst aus Sicht eines echten Kontakts einmal vollständig durchspielen.

13. Einstellungen vor der Aktivierung kontrollieren

Vor der Aktivierung nochmals die allgemeinen Workflow-Einstellungen kontrollieren.

Insbesondere:

• Aufnahme-Trigger

• Wiederaufnahme

• Ausschlüsse

• Abbruchbedingungen

• Aktionen

• Verzögerungen

• Verzweigungen

• verknüpfte Assets

• Benachrichtigungen

• Zuständigkeiten

Zusätzlich prüfen, ob bereits bestehende Datensätze, welche die Aufnahmebedingungen erfüllen, ebenfalls aufgenommen werden sollen oder nur Datensätze, die die Kriterien künftig erfüllen.

14. Workflow aktivieren

Wenn der Test erfolgreich war und alle Einstellungen kontrolliert wurden, kann der Workflow aktiviert bzw. veröffentlicht werden.

Nach der Aktivierung nochmals kontrollieren, ob die ersten Datensätze wie erwartet aufgenommen und verarbeitet werden.

15. Workflow nach der Aktivierung kontrollieren

Auch ein funktionierender Workflow sollte nach der Aktivierung nochmals überprüft werden.

Dabei kontrollieren:

• Werden die richtigen Datensätze aufgenommen?

• Gibt es Fehler bei einzelnen Aktionen?

• Werden unerwartet viele oder wenige Datensätze aufgenommen?

• Funktionieren die verknüpften Assets weiterhin?

• Gibt es Auswirkungen auf andere Workflows?

• Werden E-Mails, Aufgaben oder Benachrichtigungen korrekt ausgelöst?

Bei Änderungen an Formularen, Eigenschaften, E-Mails oder anderen verknüpften Assets immer berücksichtigen, dass diese von bestehenden Workflows verwendet werden können.