Onboarding neue Mitarbeitenden

Für jedes neue Onboarding wird die bestehende Onboarding-Übersicht IT-Tools als Grundlage verwendet. Darin wird festgehalten, was benötigt wird, was bereits eingerichtet wurde und welche Punkte noch offen sind.

1. Onboarding vorbereiten

Sobald feststeht, dass eine neue Person bei frenz! startet, muss geklärt werden, welche Ausstattung, Programme und Zugänge für das jeweilige Aufgabengebiet benötigt werden.

Onboarding-Übersicht erstellen

Die bestehende Vorlage «Onboarding Übersicht IT-Tools» kopieren und für die neue Person ausfüllen.

Dabei festhalten:

• Name der neuen Person
• Eintrittsdatum
• benötigte Hardware
• benötigte Software und Lizenzen
• benötigte interne Zugänge
• benötigte Kunden-Zugänge
• zuständige Personen für die einzelnen Onboarding-Schritte
• notwendige Schulungen
• offene Punkte

Die Übersicht während des gesamten Onboardings aktualisieren, damit jederzeit ersichtlich ist, was bereits erledigt wurde und was noch fehlt.

Hardwarebedarf abklären

Vor dem Start klären, welche Hardware benötigt wird.

Dabei insbesondere prüfen:

• Wird ein Laptop benötigt?
• Werden Headset, Maus oder Tastatur benötigt?
• Wird spezielle Hardware benötigt, beispielsweise für Video-, Audio- oder Grafikarbeiten?
• Wird eine externe Festplatte oder zusätzlicher Speicher benötigt?
• Werden zusätzliche Adapter oder Geräte benötigt?

Headset und Eingabegeräte können entsprechend den Anforderungen ausgewählt werden. Spezielle Hardware sollte frühzeitig abgeklärt werden, damit sie rechtzeitig zum Arbeitsbeginn vorhanden ist.

Softwarebedarf abklären

Zusätzlich klären, welche Programme und Lizenzen für die Tätigkeit benötigt werden.

Dabei prüfen:

• Werden installierte Microsoft-Office-Programme benötigt oder reichen die Online-Versionen?
• Werden Programme für Grafik-, Video- oder Audiobearbeitung benötigt?
• Welche Adobe-Programme werden benötigt?
• Wird ein ChatGPT-Zugang benötigt?
• Wird eine Bilddatenbank benötigt?
• Werden weitere Programme für Content, Social Media, Entwicklung, Testing oder andere Aufgaben benötigt?

Nur Software und Lizenzen vorbereiten, die für das jeweilige Aufgabengebiet tatsächlich benötigt werden.

2. Zuständigkeiten und Start planen

Vor dem ersten Arbeitstag muss geklärt sein, wer welche Teile des Onboardings übernimmt.

Dabei festhalten:

• Wann startet die neue Person?
• Wer ist für die allgemeine Einführung zuständig?
• Wer richtet Hardware und technische Zugänge ein?
• Wer erklärt Accelo?
• Wer erklärt HubSpot?
• Wer erklärt Teams und SharePoint?
• Welche weiteren Schulungen werden benötigt?
• Welche Kunden und Projekte wird die Person betreuen?

Termine für notwendige Schulungen möglichst bereits vor dem Eintritt einplanen.

3. Interne Informationen aktualisieren

Vor dem Start prüfen, in welchen internen Listen, Gruppen und Bereichen die neue Person ergänzt werden muss.

Je nach Funktion:

• Organigramm aktualisieren
• Team über den Eintritt informieren
• relevante Teams und SharePoint-Bereiche freigeben
• interne Kommunikationsgruppen ergänzen
• notwendige Kunden- und Projektbereiche freigeben
• Informationen zum ersten Arbeitstag bzw. zur ersten Arbeitswoche zustellen

Die neue Person sollte am ersten Arbeitstag wissen, wann und wo sie startet und wer für das Onboarding zuständig ist.

4. Hardware und Arbeitsplatz vorbereiten

Die benötigte Hardware rechtzeitig bestellen bzw. bereitstellen.

Vor dem ersten Arbeitstag prüfen:

• Laptop ist vorhanden
• Laptop funktioniert
• notwendige Updates wurden durchgeführt
• benötigte Programme sind installiert
• Headset und Eingabegeräte sind vorhanden
• zusätzliche Hardware ist vorhanden
• Arbeitsplatz ist vorbereitet

Falls die Person mit eigener Hardware arbeitet, die entsprechenden BYOD-Regelungen und die Verantwortung für die eigene Hardware erklären. Die aktuelle Onboarding-Unterlage sieht dies ausdrücklich als Teil der Hardware-Einführung vor.

5. E-Mail und Microsoft 365 einrichten

Vor dem Start das benötigte Microsoft-Konto und die entsprechende Lizenz vorbereiten.

E-Mail einrichten

Am ersten Arbeitstag gemeinsam:

• Konto öffnen
• Passwort ändern
• 2FA einrichten
• benötigte Microsoft-Apps installieren
• Outlook bei Bedarf einrichten
• E-Mail-Signatur einrichten
• Login testen

Die aktuelle technische Onboarding-Unterlage sieht Kontoeröffnung, Passwortänderung, App-Installation, Outlook, Signatur und 2FA als Bestandteile der Einrichtung vor.

Outlook erklären

Folgende Funktionen zeigen:

• Kalender verwenden
• Kalender freigeben
• Termine erstellen
• Räume reservieren
• Outlook im Browser verwenden

Diese Punkte gehören gemäss aktueller Onboarding-Unterlage zur Outlook-Schulung.

6. Teams und SharePoint einrichten

Die neue Person den benötigten Teams und SharePoint-Bereichen hinzufügen.

Vor bzw. am ersten Arbeitstag prüfen:

• Teams-App ist installiert
• interne Teams sind zugänglich
• relevante Kunden-Teams sind zugänglich
• benötigte SharePoint-Bereiche sind freigegeben
• Dateien können geöffnet und bearbeitet werden

Teams und SharePoint erklären

Bei der Einführung insbesondere zeigen:

• allgemeine Ablagestruktur
• wo welche Dokumente gespeichert werden
• Aufbau der Teams und Kanäle
• Verwendung von @-Mentions
• OneNote
• relevante Kunden- und Projektbereiche

Die aktuelle Onboarding-Unterlage nennt Ablage, allgemeine Struktur, @-Mentions und OneNote als zentrale Schulungsinhalte.

7. Interne Kommunikation einrichten

Je nach Funktion prüfen, welche weiteren Kommunikationskanäle benötigt werden.

Dazu können gehören:

• interne WhatsApp-Gruppe
• Telefonnummer bzw. Telefonie
• interne Teams-Gruppen
• weitere relevante Kommunikationskanäle

Anschliessend kurz testen, ob die neue Person die benötigten Gruppen und Kommunikationsmöglichkeiten verwenden kann.

8. Bitwarden einrichten

Für die Passwortverwaltung einen Bitwarden-Zugang einrichten.

Vorbereiten

Folgende Punkte vorbereiten:

• Benutzer einladen
• benötigte Sammlungen freigeben
• relevante Kunden- und Tool-Zugänge bereitstellen

Gemeinsam einrichten

Am ersten Arbeitstag:

• Konto einrichten
• App bzw. Browser-Erweiterung installieren
• 2FA einrichten
• Zugriff auf die freigegebenen Sammlungen testen

Die aktuelle Onboarding-Unterlage sieht Benutzer-Einladung, Freigabe von Sammlungen, Einrichtung der Apps, 2FA und anschliessende Schulung vor.

Bitwarden erklären

Bei der Einführung zeigen:

• Aufbau der Konten
• Unterschied zwischen privaten und geschäftlichen Zugängen
• Verwendung der Sammlungen
• neue Logins erstellen
• Logins korrekt ablegen
• Zugänge richtig freigeben
• Verwendung der App
• Umgang mit 2FA

Diese Themen sind Bestandteil der vorgesehenen Bitwarden-Schulung.

9. Accelo einrichten

Für die neue Person einen Accelo-Benutzer einrichten.

Dabei prüfen:

• Konto ist erstellt
• geschäftliche E-Mail-Adresse ist hinterlegt
• benötigte Berechtigungen sind vorhanden
• Login funktioniert
• gegebenenfalls 2FA eingerichtet

Anschliessend eine Einführung in Accelo durchführen. Die aktuelle Onboarding-Unterlage sieht sowohl die Einrichtung als auch eine separate Schulung vor.

Accelo erklären

Je nach Aufgabengebiet insbesondere zeigen:

• Kunden und Projekte finden
• Aufgaben finden und bearbeiten
• Arbeitszeiten buchen
• Tätigkeiten nachvollziehbar beschreiben
• Billable und Non-billable korrekt verwenden
• interne Aufgaben und Prozesse

Nach der Schulung sollte die Person ihre täglichen Aufgaben und Zeiten selbstständig in Accelo erfassen können.

10. HubSpot einrichten

Die neue Person mit ihrer geschäftlichen E-Mail-Adresse zu HubSpot einladen.

Dabei:

• Konto erstellen bzw. Einladung versenden
• benötigte Berechtigungen konfigurieren
• benötigte Kunden-Accounts freigeben
• Signatur einrichten
• 2FA aktivieren
• Login testen

Die Berechtigungen immer dem tatsächlichen Aufgabengebiet anpassen. Nicht benötigte Bereiche oder Kunden-Accounts müssen nicht vorsorglich freigegeben werden. Die aktuelle Onboarding-Unterlage sieht Kontoerstellung, Zugriffskonfiguration, Signatur, 2FA und Schulung vor.

HubSpot erklären

Die HubSpot-Schulung richtet sich nach dem jeweiligen Aufgabengebiet.

Dabei insbesondere zeigen:

• relevante HubSpot-Funktionen
• benötigte Kunden-Accounts
• wo wichtige Bereiche zu finden sind
• interne Wissensdatenbank

Die Wissensdatenbank ist ausdrücklich Bestandteil der vorgesehenen HubSpot-Einführung.

11. Weitere Tools und Kunden-Zugänge einrichten

Je nach Aufgabe können zusätzliche Programme oder Plattformen benötigt werden.

Dazu können beispielsweise gehören:

• Shopify
• Adobe
• ChatGPT
• Canva
• Bilddatenbanken
• Social-Media-Plattformen
• Kundenplattformen
• weitere Fachprogramme

Pro Tool prüfen:

• Wird ein eigenes Konto benötigt?
• Gibt es bereits einen gemeinsamen Zugang?
• Wird eine zusätzliche Lizenz benötigt?
• Welche Berechtigungen werden benötigt?
• Muss die Person zu einem bestehenden Kunden- oder Business-Account eingeladen werden?
• Muss eine Anwendung lokal installiert werden?
• Funktioniert der Login?
• Muss 2FA eingerichtet werden?

Für weitere Tools sieht die aktuelle Onboarding-Unterlage grundsätzlich vor, Konto bzw. Lizenz einzurichten, lokal benötigte Programme zu installieren und zu testen und bei Cloud-Lösungen 2FA einzurichten.

12. Erster Arbeitstag

Am ersten Arbeitstag gemeinsam kontrollieren, ob alle vorbereiteten Zugänge tatsächlich funktionieren.

Dabei prüfen:

• Hardware funktioniert
• E-Mail-Login funktioniert
• Passwort wurde geändert
• 2FA wurde eingerichtet
• Outlook funktioniert
• E-Mail-Signatur ist eingerichtet
• Teams und SharePoint funktionieren
• Bitwarden funktioniert
• Accelo funktioniert
• HubSpot funktioniert
• benötigte Kunden-Zugänge funktionieren
• weitere notwendige Programme funktionieren
• interne Kommunikationskanäle sind zugänglich

Fehlende oder fehlerhafte Zugänge direkt in der Onboarding-Übersicht festhalten und der zuständigen Person zuweisen.

13. Schulungen durchführen

Neue Mitarbeitende sollen nicht nur Zugang zu den verschiedenen Tools erhalten, sondern auch verstehen, wie diese bei frenz! eingesetzt werden.

Hardware

Erklären:

• Umgang mit der vorhandenen Hardware
• BYOD-Regelungen, falls relevant
• Ansprechperson bei technischen Problemen

Danach offene Hardwarefragen direkt klären.

Accelo

Erklären:

• Kunden und Projekte
• Aufgaben
• Zeitbuchungen
• interne Prozesse

Danach sicherstellen, dass die Person selbstständig eine Aufgabe finden und Zeit darauf buchen kann.

Bitwarden

Erklären:

• Kontostruktur
• private und geschäftliche Zugänge
• Sammlungen
• Passwörter erstellen und ablegen
• Zugänge freigeben
• App
• 2FA

Danach prüfen, ob die benötigten Sammlungen sichtbar und verwendbar sind.

Outlook

Erklären:

• Kalender
• Termine
• Raumreservationen
• Outlook im Browser

Danach gegebenenfalls einen Testtermin erstellen.

Teams und SharePoint

Erklären:

• Ablagestruktur
• Teams und Kanäle
• Dateien
• @-Mentions
• OneNote

Danach zeigen, wo die für die Person wichtigsten internen und kundenspezifischen Dokumente liegen.

HubSpot

Erklären:

• Funktionen gemäss Aufgabengebiet
• relevante Kunden-Accounts
• benötigte Bereiche
• Wissensdatenbank

Je nach Tätigkeit können anschliessend zusätzliche HubSpot-Schulungen notwendig sein.

14. Onboarding abschliessen

Nach den ersten Arbeitstagen die Onboarding-Übersicht nochmals vollständig kontrollieren.

Dabei prüfen:

• Sind alle benötigten Geräte vorhanden?
• Funktionieren alle notwendigen Programme?
• Funktionieren E-Mail und interne Kommunikation?
• Funktionieren Teams und SharePoint?
• Funktioniert Bitwarden?
• Funktioniert Accelo?
• Funktioniert HubSpot?
• Sind alle notwendigen Kunden-Zugänge vorhanden?
• Sind alle benötigten Lizenzen eingerichtet?
• Wurden alle geplanten Schulungen durchgeführt?
• Gibt es noch fehlende Berechtigungen?
• Gibt es offene technische Probleme?

Offene Punkte weiterhin in der Onboarding-Übersicht festhalten und nachverfolgen, bis das administrative und technische Onboarding vollständig abgeschlossen ist.