Newsletter LITS Prozess

Die jeweiligen Newsletter-Termine und Abgabefristen werden von Leuchter kommuniziert.

1. Newsletter in Accelo anlegen

Die Newsletter werden im entsprechenden LITS-Newsletter-Projekt in Accelo organisiert.

Für einen neuen Newsletter die bestehende Newsletter-Template-Vorlage verwenden. Dadurch werden die vorgesehenen Arbeitsschritte angelegt:

Beitrag auswählen und Word erstellen
Grafik und Formatanpassung
Kontrolle und Versand

2. Beitrag auswählen

Einen aktuellen und für die Zielgruppe von Leuchter passenden Beitrag von frenz! auswählen.

Dabei beachten:

Der Inhalt sollte für die Leserschaft von Leuchter relevant sein.
Möglichst einen aktuellen Beitrag verwenden.
Prüfen, ob der Beitrag bereits in einem früheren Newsletter verwendet wurde.
Den Beitrag möglichst früh festlegen.

Wichtig: Die Beiträge werden nach dem Prinzip «First come, first served» berücksichtigt. Deshalb den Beitrag möglichst früh vorbereiten und einreichen.

3. Word-Dokument erstellen

Die Inhalte für den Newsletter werden in einem Word-Dokument vorbereitet.

Folgende Angaben werden benötigt:

Link zum Beitrag

Den ausgewählten Blogbeitrag inklusive Link einfügen.

Headline

Eine kurze und aussagekräftige Headline formulieren.

Sie kann sich am Titel des Blogbeitrags orientieren, muss aber nicht identisch sein. Wichtig ist, dass schnell verständlich wird, worum es geht.

Teasertext

Einen kurzen Teaser erstellen, der den Inhalt des Beitrags zusammenfasst und zum Weiterlesen animiert.

Dabei beachten:

nicht einfach den Social-Media-Text übernehmen
Thema kurz und verständlich erklären
Nutzen für die Leserinnen und Leser aufzeigen
nicht bereits den gesamten Beitrag vorwegnehmen

Die bisherigen Newsletter-Beiträge sind ebenfalls nach diesem Prinzip aufgebaut.

CTA

Zum Schluss einen kurzen Call-to-Action formulieren, der zum Beitrag führt.

Beispiele aus bisherigen Newslettern:

«Erfahre hier mehr»
«AEO-Chancen für dein KMU entdecken»
«Mehr aus deiner Website herausholen»
«Marketing gezielter ausrichten»

4. Bild vorbereiten

Für jeden Newsletter-Beitrag wird ein passendes Bild benötigt.

Das Bild am besten bereits beim Erstellen des Blogbeitrags bei Julian anfragen, damit es für den Newsletter bereits vorhanden ist.

Aktuell benötigtes Format: 560 × 230 px

Bei einer neuen Newsletter-Anfrage kurz prüfen, ob Leuchter weiterhin dieses Format vorgibt.

Falls das vorhandene Bild nicht die richtige Grösse hat, kann es beispielsweise hier angepasst werden:

Darauf achten, dass das Bild beim Anpassen nicht verzerrt wird und wichtige Inhalte nicht abgeschnitten werden.

5. Beitrag kontrollieren

Vor dem Versand nochmals prüfen:

Ist der richtige Beitrag verlinkt?
Funktioniert der Link?
Ist der Beitrag veröffentlicht bzw. zum Versandzeitpunkt erreichbar?
Ist die Headline korrekt?
Ist der Teaser fehlerfrei?
Passt der CTA?
Hat das Bild das richtige Format?
Sind Word-Dokument und Bild vollständig?

6. Beitrag an Jolanda senden

Den fertigen Newsletter-Beitrag innerhalb der kommunizierten Frist an Jolanda senden.

Mitschicken:

Word-Dokument mit Link, Headline, Teasertext und CTA
Bild im vorgegebenen Format

7. Finalen Newsletter prüfen

Vor dem definitiven Newsletter-Versand wird nochmals eine Vorschau bzw. Testversion des fertigen Newsletters an die verantwortliche Person geschickt.

Diese unbedingt nochmals vollständig kontrollieren.

Insbesondere prüfen:

Sind Texte und Headline korrekt übernommen?
Wird das richtige Bild angezeigt?
Stimmt die Darstellung?
Funktionieren alle Verlinkungen?
Führt der CTA auf die richtige Seite?
Sind keine Tipp- oder Formatierungsfehler entstanden?

Wichtig: Die Links wirklich anklicken und testen – nicht nur optisch prüfen.

Falls etwas nicht stimmt, so schnell wie möglich Rückmeldung geben, damit die Anpassung noch vor dem definitiven Versand vorgenommen werden kann.

Erst wenn die finale Newsletter-Version kontrolliert wurde und alles stimmt, ist der Prozess abgeschlossen.

Erstellt: Carmen Fellmann