Übersicht & Ablauf - Sponsorenanlass 2025

1) Planung & Grundlagen

• Termin Definition

• Gästeliste erstellt (wer eingeladen werden soll)

• Konzept entwickelt (Thema, Inhalte, Ort des Anlasses)
• Aufgabenverteilung in einem Team-Meeting
• Räumlichkeiten angefragt
• Budget-Planung

2) Einladungsvorbereitung

• Save the Date per E-Mail verschickt
• Offizielle Einladung verschickt

• Anmeldelisten gepflegt (Anmeldungen & Abmeldungen separat)

• Check-up-Meeting (Überprüfung ob alles im Plan läuft)

• Reminder-E-Mail an noch nicht reagierte Gäste

3) Programm & Inhalt

• Eventsponsoren informiert (Teilnehmerzahl, Abholzeiten für Waren)
• Apéro-Sponsoren angefragt (Essen & Getränke)
• Rede & PowerPoint erstellt
• Präsent Organisieren

• Video produziert
• Pre-Event-Mail 4 Tage vor dem Anlass versendet

4) Umsetzung vor Ort

• Essen & Getränke abgeholt

• Aufbau & Vorbereitung der Location

• Anlass durchgeführt (inkl. Rede, Präsentation, Video)

• Abbau & Aufräumen

• Material Rückgabe

5) Nachbereitung

• Blogbeitrag über den Anlass geschrieben

• Post-Event-Mailing an Gäste und Sponsoren
• Danke an Apéro-Sponsoren