Wie sollte man Dateien korrekt benennen, die online geteilt oder veröffentlicht werden sollen, um Probleme mit URLs und Sichtbarkeit zu vermeiden? Welche Aspekte sind wichtig bei der Nutzung der Hubspot Dateiablage?
Inhalt
- Best Practices für Dateinamen
- Dateien umbenennen
- Weiterleitungen für Dateien
- Datei ersetzen
- Wichtiges zur Hubspot Dateiablage
Best Practices für Dateinamen
Wenn Dateien auch online veröffentlicht werden und daher unter einer bestimmten URL abrufbar sind, sollten diese unbedingt VORHER entsprechend benannt sein, um unlesbare URLs und technische Probleme zu vermeiden.
Z.B. werden Leerzeichen in Dateinamen zu "%20" in URLs umformatiert, da URLs gar keine Leerzeichen und Sonderzeichen enthalten können. Andere Sonderzeichen werden durch andere Prozentzahlen ersetzt.
Die Datei "Beispiel Flyer frenz!.pdf" wäre also nach Veröffentlichung unter der URL "https://www.frenz.ch/hubfs/Beispiel%20Flyer%20frenz!.pdf" erreichbar und diese URL ist natürlich nicht sehr gut lesbar. Gross- und Kleinschreibung wird unterschieden aber nur in dem Teil der URL, der nach der Domain kommt. Möchte man also gut lesbare URLs haben, sollte man ausschliesslich folgende verwenden:
Dateien und Ordner AUSSCHLIESSLICH mit folgenden benennen:
- kleine Buchstaben
- Zahlen
- Bindestriche
NICHT verwenden:
- Keine Umlaute
- keine Sonderzeichen
- keine Unterstriche
- keine Leerzeichen
- keine Grossschreibung
Die Benennung von Dateien gilt ebenfalls für Ordner. Der Name des Ordners erscheint ebenfalls in der URL der Datei. Deshalb gilt auch für Namen von Ordnern die Regel, ausschliesslich kleine Buchstaben, Zahlen und Bindestriche zu verwenden.
Prozess Dateien umbenennen
Hat man eine Datei mit unschönem Namen hochgeladen und verlinkt, kann man diese einfach umbenennen. Wichtig ist, anschliessend die Datei noch einmal neu auf der jeweiligen Seite zu verlinken, um die URL zu aktualisieren.:
1. Datei umbenennen
2. Verlinkung der Datei erneut in jedem Medium
In den Dateiinformationen im Dateimanager können Sie sehen, in welchen Medien die Datei derzeit verwendet wird. Es ist empfehlenswert, die entsprechende Seite mit einem Rechtsklick zu öffnen, sie in einem neuen Tab zu laden und dann die Datei auf dieser Seite neu zu verlinken.
Weiterleitungen für Dateien und Ersetzen von neuen Versionen
Weiterleitungen für Datei-URLs können aufgrund technischer Einschränkungen nicht manuell festgelegt werden. Die Dateien sind auf einer anderen CDN-Domain gespeichert und werden nur optisch auf der eigenen Domain "maskiert".
Daher ist es ratsam, vor dem Upload eine allgemeine und zeitlose Dateibezeichnung zu wählen. Bei späteren Änderungen am Inhalt oder Dateinamen kann einfach die aktuelle Version hochgeladen werden, ohne den Dateinamen anzupassen.
Zusätzliche Informationen zur Datei können im Text oder im Linklabel angepasst werden. Auf diese Weise wird der Aufwand und die Probleme mit den URLs minimiert, da die verlinkte URL konstant bleibt.
So ersetzt man eine Datei
Öffne einfach die Datei-Details im Dateimanager und klicke dort auf die Schaltfläche "Ersetzen":
Dadurch wird der eigentliche Inhalt ersetzt aber der Dateiname und damit auch die URL bleiben gleich.
Wichtiges zur Hubspot Dateiablage
Selbst nach der Umbenennung bleiben die hochgeladenen Dateien dauerhaft unter den alten URLs erreichbar!
Jedes Mal, wenn der Dateiname einer Datei in der HubSpot Dateiablage geändert wird, wird eine zusätzliche URL erstellt, die zur gleichen Datei führt. Somit wird bei der Änderung des Namens einer Datei, auch die Datei-URL geändert. Die Datei bleibt aber weiterhin über die alte URL erreichbar (bis eine neue Datei mit dem ursprünglichen Namen hochgeladen wird und die alte URL überschreibt). Auf diese Weise wird sichergestellt, dass Dateien, die auf Webseiten verlinkt sind, nicht plötzlich nicht mehr erreichbar sind, wenn ihre Namen geändert werden. Dennoch sollten die Dateien natürlich neu verlinkt werden, um saubere URLs auf den entsprechenden Seiten zu haben (SEO & UX relevant).
Indexierung von Dateien
Sobald Dateien im HubSpot Dateimanager hochgeladen werden, werden sie automatisch indexiert! Das bedeutet, dass jede Datei ohne weitere Einstellungen im Internet zugänglich ist. Siehe weitere Informationen von Hubspot zur Anpassung der Sichtbarkeit der Dateien.
Um sicherzustellen, dass eine Datei nicht in den Suchergebnissen gefunden wird oder im Internet zugänglich ist, kann man sie auf "Öffentlich - noindex" oder "Privat" umstellen.
- Öffentlich = die Datei-URL wird für jeden, der sie hat oder errät, öffentlich zugänglich sein. Die URL der Datei wird von Suchmaschinen indiziert, somit kann sie in Suchmaschinen angezeigt werden.
- Public - noindex: die Datei-URL ist öffentlich zugänglich für jeden, der die Datei-URL hat oder errät. Suchmaschinen werden angeleitet, die Datei-URL nicht zu indexieren.
- Privat: die Datei-URL ist privat und erfordert eine URL für den Zugriff. Suchmaschinen werden nicht in der Lage sein, die Datei-URL zu indizieren. Nachdem die Sichtbarkeit der Datei auf "Privat" eingestellt wurde, kann eine der folgenden Optionen gewählt werden.:
- Interner Freigabelink: die Datei-URL ist nur für andere Benutzer zugänglich, die im selben HubSpot Account angemeldet sind, dieser Link führt direkt zur Datei selbst.
- Link zur Dateivorschau: die Datei-URL ist nur für andere Benutzer zugänglich, die in demselben HubSpot Account angemeldet sind, und führt zu einer Vorschauseite für die Datei.
- Temporärer 24-Stunden-Link zur öffentlichen Freigabe: die temporäre Datei-URL ist öffentlich zugänglich für jeden, der die URL hat oder errät, und läuft nach 24 Stunden ab. Wenn die Datei vorübergehend wieder freigeben werden möchte, kann ein weiterer Freigabelink erstellt werden.
Dateien werden auf einem CDN gespeichert
Alle hochgeladenen Dateien in HubSpot werden technisch gesehen immer auf dem CDN gespeichert - unabhängig davon, ob man für die Datei-URLs die eigene Domain festlegt!
Was ist ein CDN?
Ein CDN (Content Delivery Network) ist ein Netzwerk von Servern, das dazu dient, Inhalte wie Dateien, Bilder, Videos und andere Ressourcen effizient an Benutzer auf der ganzen Welt zu liefern. HubSpot verwendet ein CDN, um die hochgeladenen Dateien zu speichern und zu verteilen. Dadurch werden die Dateien schneller geladen und die Leistung der Website verbessert.
Technisch gesehen liegen die Dateien auf den Servern des CDN von HubSpot und werden von dort ausgeliefert. Man kann die eigene Domain für die Datei-URLs festlegen, jedoch ändert dies nichts am eigentlichen Speicherort auf dem CDN. Die Verwendung eines CDNs ermöglicht es, Dateien von verschiedenen Standorten aus effizient bereitzustellen und die Ladezeiten zu optimieren.
Man kann in den Einstellungen (Website > Seiten > SEO & Crawler) für Datei-URLs die eigene Domain festlegen, aber der technische Speicherort bleibt der gleiche. Die eigene Domain wird dann nur "kosmetisch" als Platzhalter angezeigt statt der CDN-Domain (https://5918786.fs1.hubspotusercontent-na1.net/hubfs/5918786/).
Theoretisch kann man zum Teilen von Dateien jede (Sub-)Domain nutzen, die mit HubSpot verbunden ist. Hubspot verarbeitet die Anfrage dann entsprechend. Die Datei "beispiel-flyer-frenz.pdf" ist also nach dem Upload via CDN sowie unter allen verbunden Domains erreichbar:
- https://5918786.fs1.hubspotusercontent-na1.net/hubfs/5918786/beispiel-flyer-frenz.pdf
- https://www.frenz.ch/hubfs/beispiel-flyer-frenz.pdf
- https://frenz.ch/hubfs/beispiel-flyer-frenz.pdf
- https://wissen.frenz.ch/hubfs/beispiel-flyer-frenz.pdf
- https://test.frenz.ch/hubfs/beispiel-flyer-frenz.pdf
Autor: Erik Munder