Im HubSpot Dateimanager lässt sich prüfen, ob eine Datei verwendet wird. Mit der Browsererweiterung Tampermonkey und einem kleinen Script lässt sich so die Bereinigung halbwegs automatisieren.
Ausgangslage: Warum sollte der Dateimanager in Hubspot regelmässig aufgeräumt werden?
In Hubspot werden alle Dateien in einem Dateimanager geladen und verwaltet. Mit der Zeit sammeln sich hier viele Dateien und Dateiversionen an. Es ist sinnvoll, Dateien, die nicht verwendet werden, regelmässig aus dem Dateimanager zu löschen. Denn jede Datei generiert eine URL, die wieder SEO-Probleme verursachen können. Ausserdem kann eine überfüllte Dateibibliothek die Auffindbarkeit wichtiger Dokumente erschweren und die Übersichtlichkeit beeinträchtigen. Eine regelmässige Bereinigung hilft nicht nur, die Effizienz der Plattform zu steigern, sondern sorgt auch dafür, dass jeder im Team schneller auf relevante Materialien zugreifen kann. Zusätzlich zum Löschprozess ist es wichtig, eine klare Ordnerstruktur zu schaffen und die Benennung von Dateien zu standardisieren. Dies ist entscheidend, da die URLs der Dateien in Hubspot sowohl durch den Namen des Ordners als auch durch den Dateinamen beeinflusst werden. In dieser Anleitung stellen wir bewährte Vorgehensweisen und Massnahmen vor, die frenz! Kunden helfen, einen organisierten und effizienten Umgang mit ihren Dateien zu gewährleisten.
Vorbereitende Massnahmen:
Notwendige Berechtigungen in Hubspot:
- Export von Dateien nur mit Super-Admin Rechten möglich!
1. Dateiexport
Erstelle einen Export aller Dateien und lege die Dateien im Ordner des Kunden der frenz! Ablage ab. Der Dateiexport kann je nach Anzahl der Dateien länger dauern.
2. Favicon
Stelle sicher, dass das Favicon den Dateinamen "Favicon" trägt. Es muss an den folgenden Stellen in Hubspot korrekt hinterlegt sein:
a) Einstellungen > Tools > Inhalt > Seiten > Branding
b) Einstellungen > Account-Verwaltung > Account-Einstellungen > Branding > Mein Brand-Kit
Klicke auf "Mein Brand-Kit":
Sollte der Dateiname des Favicons nicht bereits "Favicon" enthalten, füge bitte den Zusatz "Favicon" in den entsprechenden Dateinamen ein.
Sollte das Favicon an beiden erforderlichen Stellen in HubSpot (a und b) noch nicht hinterlegt sein, ergänze dies bitte umgehend.
Vorbereitung einmalig pro Anwender & Browser
Die Einrichtung ist einmalig erforderlich und kann anschliessend in allen Kundenkonten verwendet werden.
3. Erweiterung und Script einrichten
Installiere die Browser-Erweiterung Tampermonkey:
Bitte immer nur vertrauenswürdige Browser-Erweiterungen aus zuverlässigen Quellen installieren (offizielle Stores), da diese potentiell viel Schaden anrichten können.
Identifikation und Löschung nicht mehr benötigter Dateien
4. Erhöhung der Anzahl angezeigter Dateien pro Seite
Öffne den Dateimanager und passe die Anzeigeeinstellungen an, indem du die Anzahl der Dateien pro Seite auf "100" erhöhst.
5. Aktivierung der Tampermonkey Erweiterung
Öffne den Dateimanager des Kundenkontos. Klicke dann auf das Puzzle-Icon in der oberen rechten Ecke, um die Erweiterung zu aktivieren:
Klicke in der Erweiterung auf die Option "Neues Skript erstellen...":
Es öffnet sich ein Code-Editor. Dort den Code der aktuellsten Version von "select-unused-files-vXX.js" (In der frenz! Dateiablage unter Development / HubSpot / Tampermonkey / select-unused-files) einfügen und speichern (oben links unter File / Save).
ACHTUNG: Achte darauf, dass du ausschliesslich vertrauenswürdige Skripte in Tampermonkey einrichtest, da unsichere Skripte potenziell erhebliche Schäden verursachen können.
6. Erweiterung mit Script nutzen
Innerhalb einiger Sekunden sollte oben rechts ein dritter Button erscheinen (Select unused files):
Falls der Button nicht erscheint, muss im Browser der Entwickler-Modus aktiviert werden. Gehe unter
Dann auf Erweiterungen > Erweiterungen verwalten. Schalte dann oben rechts den Entwickler-Modus an.
Durch einen Klick auf den Button "Select Unused Files" wird der Prozess initiiert. Nach Abschluss der Überprüfung werden die verwendeten Dateien grün und die nicht verwendeten rot hervorgehoben. Dateien, die nicht mehr in Gebrauch sind, werden automatisch ausgewählt, sodass sie unkompliziert gelöscht werden können.
Klicke nun auf "in Papierkorb verschieben" oder "move to trash"
Es wird immer nur eine Seite mit Dateien geprüft und Ordner müssen einzeln geprüft werden. Damit möglichst viele Dateien auf einmal geprüft werden können, kann ganz unten die Anzahl Dateien pro Seite auf max. 100 gesetzt werden.
7. Wiederhole Schritt 6
Führe den Schritt 6 solange durch, bis alle Seiten im Dateimanager vollständig bearbeitet sind. Jeder Ordner muss ebenfalls einzeln entsprechend Schritt 6 bearbeitet werden. Lösche nun die Ordner, die ggf. leer sind.
Es wird empfohlen, mit der letzten Seite im Dateimanager zu beginnen, da nach dem Löschen von Dateien die erste Seite erneut mit neuen Dateien aufgefüllt wird (es werden immer 100 Dateien angezeigt). Zudem sollte die Überprüfung jeder Seite mehrmals durchgeführt werden. Unsere Beobachtungen haben gezeigt, dass beim ersten Durchlauf möglicherweise nicht alle ungenutzten Dateien erkannt werden. Daher ist es notwendig, Schritt 6 für jede Seite so lange zu wiederholen, bis keine ungenutzten Dateien mehr angezeigt werden. Erst danach sollte zur nächsten Seite gewechselt werden. Nachdem alle Seiten überprüft wurden, empfiehlt es sich, einen abschliessenden Durchgang zu machen, um sicherzustellen, dass alle ungenutzten Dateien tatsächlich identifiziert wurden.
8. SEO-Analyse
Um aus Versehen gelöschte Dateien aufzufinden, starten wir den SEO-Crawl in Hubspot.
Einschränkungen
Der Dateimanager ist nicht zu 100% zuverlässig was die genutzten Dateien angeht. Das Script ist daher so angepasst, dass einige Dateien nicht inkludiert werden zum löschen (Dateiname beinhaltet "favicon", Dateityp ist mp4 oder webm).
Falls trotzdem Dateien gelöscht werden, welche in Verwendung waren, lassen sich Dateien 30 Tage wiederherstellen. Es muss geprüft werden, ob das SEO-Tool von HubSpot die produzierten 404-Fehler findet, oder ob ein Spezialtool von Erik verwendet werden muss.