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      Hubspot Backup

      Seit einiger Zeit bietet Hubspot eine Backup Funktion für CRM-Daten an. Viele Kunden von frenz! wissen dies nicht und speichern die Backups nicht. Weiterhin müssten eigentlich viele weitere Hubspot Objekte gesichert werden.

      Wir wollen von Kunden erfahren, ob sie interessiert an einer Backup Lösung wären? Falls ja, würden wir in Zusammenarbeit mit Leuchter etwas erarbeiten. 
      Man muss sich aber über folgenden Budgetrahmen bewusst sein: 

      • Implementieren CHF 1`600 - 2`800
      • Skyvia CHF 79
      • Backup kontrollieren CHF 200 - 500 monatlich

      Backup von CRM

      Du kannst als Super‑Admin im HubSpot-Account unter Einstellungen → Datenverwaltung → Backup & Wiederherstellung manuell ein CRM‑Backup starten (CSV‑ZIP-Datei mit Daten zu Kontakten, Firmen, Deals, Tickets, benutzerdefinierten Objekten, Produkten, Anrufen, Konversationen und Aufgaben)

      Backup-Häufigkeit nach Abo-Tier

      • Starter & Professional: Einmal pro Woche verfügbar

      • Enterprise: Bis zu einmal alle 24 Stunden 

      Automatisierte Backups (nur Enterprise)

      Enterprise-Kunden können auch automatische, wiederkehrende Backups konfigurieren – wöchentlich oder alle zwei Wochen 

      Einschränkungen

      • Keine Sicherung von Verknüpfungen oder Aktivitätsdaten (z. B. E‑Mails, Notizen, Aufgaben) 

      • Backups sind nur für 14 Tage zum Download verfügbar

      Wichtiger Hinweis zum CRM-Backup: Datenschutzkonforme Ablage

      Die beim CRM-Backup exportierten Dateien enthalten personenbezogene Daten (z. B. Kundennamen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Interaktionshistorien).
      Das bedeutet:

      • Speicherung nur auf Systemen, die den geltenden Datenschutzanforderungen (DSG/DSGVO) entsprechen.
      • Zugriffsbeschränkung: Nur autorisierte Personen dürfen Zugriff haben.
      • Verschlüsselung: Sowohl bei der Übertragung als auch bei der Speicherung (z. B. auf verschlüsselten Laufwerken oder in verschlüsselten Cloud-Speichern).
      • Protokollierung: Dokumentieren, wann, wo und von wem das Backup gespeichert und ggf. wiederhergestellt wurde.

       

      Warum das CRM-Backup mit einem IT-Anbieter abgestimmt werden sollte

      Ein CRM-Backup betrifft nicht nur die Sicherung der Daten, sondern auch deren rechtssichere Aufbewahrung und die technische Integration in bestehende Systeme.
      Der IT-Partner bringt dabei drei entscheidende Mehrwerte:

      Datenschutz & Compliance sicherstellen

      • Der IT-Partner kann prüfen, ob der geplante Speicherort DSG/DSGVO-konform ist.
      • Er kennt die geltenden Aufbewahrungsfristen und Löschkonzepte und kann sicherstellen, dass Backups nicht länger als erlaubt gespeichert werden.
      • Er kann Verschlüsselung und Zugriffskontrollen professionell umsetzen.
      Regelmässigkeit & Automatisierung
      • Ein IT-Partner kann Backup-Prozesse automatisieren, damit sie nicht vergessen werden.
      • Er kann die Backups in das zentrale Sicherungskonzept des Unternehmens einbinden, sodass diese gemeinsam mit anderen kritischen Daten geprüft und überwacht werden.


      Wiederherstellbarkeit im Ernstfall

      • Ein Backup ist nur so gut wie die Möglichkeit, es auch schnell und vollständig wiederherzustellen.
      • Der IT-Partner kann regelmäßig Restore-Tests durchführen und sicherstellen, dass alle relevanten HubSpot-Daten tatsächlich zurückgespielt werden können.

      Backup  von Website-Seiten, Design-Assets (Themes, Templates, Module) & Blog-Inhalte


      HubSpot bietet keinen One-Click-Backup aller Seiten.
      Du kannst aber:

      • Einzelne Seiten/BLOGs exportieren als HTML: Im Seiten- oder Blog-Editor auf Aktionen → Exportieren klicken.
      • Design-Manager-Assets (Templates, Module, Themes) als ZIP exportieren.
      Alternativen (via Leuchter)
      • Website-Crawling-Tools (z. B. HTTrack oder SiteSucker) ziehen den gesamten HTML- und Medieninhalt lokal.
      • API-Export: Mit der CMS-API (Developer Account nötig) lassen sich Seiten, Blogartikel und Strukturen automatisiert sichern.

      Backup von Marketing-E-Mails

      HubSpot erlaubt keinen direkten Massen-Export von E-Mails als HTML.

      Workarounds:

      • Einzelne E-Mails im Editor öffnen → Aktionen → HTML anzeigen → Code speichern.
      • HubSpot Marketing E-Mail API nutzen, um Inhalte automatisiert herunterzuladen. (Via Leuchter)
      • Drittanbieter wie Pro Backup, SysCloud oder backHUB sichern Marketing-Assets mit. https://www.struto.io/pricing/backhub

      Backup von Social-Media-Redaktionskalender & Posts

      HubSpot bietet keine integrierte „Backup“-Funktion für geplante/vergangene Social-Posts.

      • Manuell: Export aus dem Social-Media-Tool (Filter auf Zeitraum → CSV-Export).
      • Automatisch: Über die Social-Media-API abrufen. (via Leuchter)
      • Drittanbieter-Backup-Tools, die HubSpot Social unterstützen (z. B. SysCloud, teilweise Pro Backup).

      Backup von Dateien in HubSpot (Dateimanager)

      HubSpot bietet keinen Button „Alles herunterladen“.

      • Manuell: Einzelne oder mehrere Dateien markieren → Download.
      • Automatisch: HubSpot File Manager API nutzen, um alle Dateien als ZIP zu ziehen. (via Leuchter)

      Backup von Workflows & Automatisierungen

      Kein nativer Massen-Export in HubSpot.

      Workarounds:

      • Workflows einzeln als Screenshot oder JSON (über HubSpot Workflow API) sichern. (via Leuchter)
      • Pro Backup und backHUB sichern Workflows automatisiert inkl. Wiederherstellung.


      Backup von HubDB-Tabellen

      HubSpot nativ: HubDB-Tabellen können im HubDB-Editor als CSV exportiert werden.

      Automatisiert: Über die HubDB-API lassen sich alle Tabellen regelmäßig auslesen.

      Drittanbieter: Tools wie Pro Backup oder SysCloud sichern HubDB-Daten mit.

      Backup von Redirect-Listen

      HubSpot nativ: Es gibt keinen Export-Button.
      Workaround: Die Liste manuell kopieren oder per URL Redirects API exportieren.
      Drittanbieter: Manche Backup-Tools sichern diese mit den CMS-Einstellungen.


      Backup von Formularen

      HubSpot nativ: Formulardaten können einzeln im Formulareditor exportiert werden (CSV).
      Struktur (Felder & Einstellungen) nur per API.

      Drittanbieter: Pro Backup, SysCloud und backHUB sichern auch die Formular-Konfigurationen.


      Backup von CTAs

      HubSpot nativ: Kein Sammel-Export, nur Einzelabruf im Editor oder per CTA-API.
      Drittanbieter: Vollständige Sicherung aller CTA-Daten inkl. Statistik.

      Backup von Kampagnen-Daten

      HubSpot nativ: Kein Massenexport, Daten über Kampagnen-API abrufbar.

      Drittanbieter: Sichern Kampagnen inkl. zugehöriger Assets.

      Backup von Ads-Tracking-Einstellungen

      HubSpot nativ: Manuell in den Ads-Einstellungen einsehbar, kein Export.
      Über die Ads-API können Daten gesichert werden.
      Drittanbieter: Einige Tools sichern auch die Konfiguration.

      Backup von Sequenzen

      HubSpot nativ: Kein Export im UI, nur manuelles Kopieren oder Engagement/Sequences API.
      Drittanbieter: Pro Backup & Co. sichern Sequenzen komplett.

      Backup von Pipeline-Definitionen

      HubSpot nativ: Pipelines (z. B. Deals, Tickets) lassen sich per API exportieren.
      Drittanbieter: Automatisierte Sicherung inkl. aller Stufen & Einstellungen.

      Backup von Listenfilter & Segmentierungen

      HubSpot nativ: Export der Listeninhalte als CSV möglich, Filterlogik nur per API dokumentierbar.
      Drittanbieter: Sichern Listen inkl. Filterkriterien.

      Backup von Reports & Dashboards

      HubSpot nativ: Einzelberichte können als CSV/XLSX exportiert werden, Layouts manuell sichern.
      Drittanbieter: Automatische Sicherung der Berichte & Dashboard-Struktur.

      Backup von Engagement-Daten (Notizen, Aufgaben, Anrufe, Meetings, E-Mails)

      HubSpot nativ: Nicht im Standard-CRM-Backup enthalten! Nur über APIs oder manuell.
      Drittanbieter: Sichern Engagements komplett, inkl. Zuordnung zu Datensätzen.

      Backup zu Verknüpfungen zwischen Kontakten, Firmen, Deals & Tickets

      HubSpot nativ: Nicht im Standard-Backup. Nur API oder manueller Export über verbundenes Objekt.
      Drittanbieter: Erhalten Beziehungen vollständig.

      Backup zu Custom Objects

      HubSpot nativ: CSV-Export möglich, Struktur per API.
      Drittanbieter: Automatische Vollsicherung.

      Backup für Produkte & Produktbibliothek

      HubSpot nativ: CSV-Export möglich.
      Drittanbieter: Sichern Produktkatalog inkl. IDs & Preisen.

      Backup für Angebote (Quotes)

      HubSpot nativ: Angebote können einzeln als PDF gespeichert werden, kein Massenexport.
      Drittanbieter: Vollständiger Export möglich.

      Backup für Zahlungseinstellungen (Commerce Hub)

      HubSpot nativ: Kein Export, nur Ansicht im Portal.
      Drittanbieter: Manche sichern diese Daten (abhängig von API-Zugriff).

      Backup für Benutzer & Rollen

      HubSpot nativ: Export als CSV in den Benutzereinstellungen möglich.
      Drittanbieter: Sichern Benutzer- & Rechtekonfiguration.

      Backup für Portaleinstellungen (Domains, Branding)

      HubSpot nativ: Keine Exportfunktion, nur manuell dokumentierbar.
      Drittanbieter: backHUB & Pro Backup sichern diese Konfiguration.

      Datenschutz- & Tracking-Einstellungen

      HubSpot nativ: Nur Ansicht & manuelle Dokumentation.
      Drittanbieter: Teilweise Sicherung möglich.

      A/B-Test-Varianten für Seiten & E-Mails

      HubSpot nativ: Varianten können einzeln exportiert werden (HTML/Kopie).
      Drittanbieter: Automatisierte Sicherung aller Varianten.